コンセプト
同窓会管理システム Nice!Alumni（ナイス・アラムナイ）とは
少子化が進む中、同窓会組織は学生の増員や資金調達など、今まで以上の役割を担うことを求められています。
また、会員の個人情報を確実に管理・保護するシステムが必須のものとなっています。
一方、データ管理業務についてはその負荷を極力低減し、
会員サービスの一層の充実や新しい展開など 同窓会活動の活性化にこそ力を注ぐべきであるとの考え方もあります。
このような課題解決のために、同窓会事務局の業務を支援する専用ソフトウェア Nice!Alumni（ナイス・アラムナイ）を、
多くの同窓会事務局のご協力をいただきながら開発いたしました。
Nice!Alumni 3つの特長
セキュリティ対策・個人情報保護
会費納入率の向上
事務局業務の効率化
基本システムはクライアントサーバー型のクローズドなシステム構成です。もちろんアクセスにはID／パスワードが必要で、データへのアクセス履歴もすべて記録されます。
コンビニ収納や自動引き落としに対応し、様々な会費納入率の向上策をご提供します。
毎年発生する新卒データの一括登録や日常的に発生する住所変更や送付用ラベル出力など同窓会事務局業務が効率的に行えるよう考慮されたシステムです。
システム概要
システム構成
「クライアント-サーバー」によるシステム構成
会員個人もアクセス可能なシステム
基本システムはデータベースサーバーとクライアントアプリケーションの「クライアント-サーバー」システムの構成となります。
専用のWindowsアプリケーションによりASPでは実現できないすぐれた操作性とレスポンスをご提供します。限られたユーザーのみがデータにアクセスする「クローズド」なシステムが基本となります。
Webインタフェース（オプション）を構成することも可能です。
基本システムのデータベースと連動し、会員個人が自分自身のデータへアクセスすることができます。あるいはリモートサイト（支部など）から直接データ管理を行うこともできます。
Nice!Alumni 動作環境
サーバー
| 対応OS | Windows Server 2016, 2012, 2008 |
|---|---|
| データベース | Microsoft SQL Server Express Edition を内蔵（但しデータ量、クライアント数によっては、別途同 Workgroup Edition が必要）Webオプション構成時は、PostgreSQL 8.3 （Windows版）を追加 |
| ハードウェア要件 | CPU：Pentium4 1GHz相当以上（推奨 2GHz以上）メモリー： 1GB 以上（推奨 2GB以上）ハードディスク： 未使用領域 2GB以上（データ量により変化します） |
クライアント
| 対応OS | Windows 10各エディションWindows 11各エディション |
|---|---|
| 必要システム | NET Framework 4.5Microsoft Excel（Excel連携機能利用時）1280×1024 pixel 以上のディスプレイ解像度を推奨 |
Webサーバー（オプション）
| 対応OS | LINUX・Windows Server |
|---|---|
| Web Server | Apache |
| その他 | mySQL/PostgreSQL, OpenSSL |
機能一覧
基本システム機能
個人情報の表示・修正
| 多種多様な データ項目を内臓 | 氏名、卒業情報（複数可）、住所（複数可・履歴も保存）、勤務先（複数可・履歴も保存）、会費情報、会員属性（項目追加可）、役員（履歴も保存）、支部（履歴も保存）、家族情報、イベント履歴、その他多くのデータが入力できます。データ項目詳細については こちら を参照下さい。 |
|---|---|
| すべての修正履歴を保存 | 修正履歴を表示することができます。データを修正した際にはすべてが履歴に保存されます。データの上書き更新により過去の情報が消失することはありません。 |
| 情報の「非公開」 にも対応 | 住所や勤務先の情報を「非公開」とする設定を個人別・項目別に指定できます。 |
| 「送付先」の管理機能 | 複数の住所もしくは勤務先のうちどこに送付するかの指定を3種類まで行えます。「送付しない」設定も可能です。 |
| ふりがな自動入力 | 氏名の「ふりがな」は自動入力できます。 |
| 郵便番号検索機能 | 郵便番号から住所を検索して入力、または住所から郵便番号を検索する機能があります。 |
| 関連会員のリンク機能 | 親子・夫婦など同居の会員について連名での送付を行うための会員相互のリンク付けを行うことができます。 |
| 在学生や教職員の データも管理 | 会員区分を定義することにより在学生や教職員の情報も同じデータベースで管理できます。 |
| 会員属性の追加 | 会員属性項目を後から任意に追加して定義することができます。不要となった属性項目を削除することもできます。 |
| マルチメディア対応 | 単純な文字・数値データだけでなく、写真、ドキュメント、ビデオ映像などの多様なデータを個人情報に紐付けて格納できます。 |
| データ項目の カスタマイズ | 多数の項目のうち不要なものについてはシステム設定により表示しないようにすることができます。 |
| 印刷機能 | 必要な情報のみを選択して印刷することができます。 |
個人情報の追加登録
| 一括登録・更新機能 | 毎年発生する新たな会員のデータをCSVファイル等から一括して登録できます。また既存データを上書きで一括更新することもできます。 もちろん1件づつの登録も可能です。 |
|---|---|
| 柔軟な読み込み形式 | 一括登録では、読み込むデータの項目並びを自由に設定して読み込むことができます。 |
| 名寄せ機能 | 読み込むデータに会員ID情報が欠落していても、名寄せや学籍番号などでマッチングを行うことができます。 |
| 読み込み形式の保存機能 | 登録時の設定の保存・呼び出し機能により、定期的に行う登録作業を省力化できます。 |
| 会員IDの発番ルール | 会員IDの新規発番のルールをシステム導入時に組み込むことができます。 |
検索 / DM / 分析
| 柔軟な検索機能 | 多数の項目によりデータを絞り込む条件を指定することができます。リストに出力する場合、出力項目を自由に指定できます。リスト出力時のデータの出力順序も自由に指定できます。集計項目を自由に指定し、会員数・会費金額等の集計が行えます。行方向・列方向の集計項目を指定したクロス集計も可能です。集計結果の値の順に出力すること（ランキングなど）も可能です。検索条件として値の範囲指定、複数値(OR)指定、ワイルドカードによる文字列検索（「○○を含む」「○○から始まる」「○○で終わる」）、「～を除く（否定）」などの指定が可能です。 |
|---|---|
| 検索条件の保存機能 | 検索条件・出力項目・集計項目などの条件を名前を付けて保存し、呼び出して簡単に再利用できます。 |
| 多様な出力 | 検索結果をCSV形式のデータファイルに出力可能です。名簿形式などにフォーマットされたエクセルブックへの直接出力が可能です。検索結果を簡単に印刷できます。 |
| ラベル等への住所印字 | タックシール・名札・はがき・封筒への住所氏名等の直接印刷が可能です。 郵便カスタマバーコードも印刷可能です。 |
| メール送信機能 | メールアドレスが登録されている会員に対する一括メール送信が可能です。 文面に氏名・会員ID情報を埋め込むことができます。 |
| 送付履歴の管理 | 送付物の履歴を記録することができます。 |
| 「非公開」情報への対応 | 「非公開」と設定されている情報はリスト・名簿に出力されません（タックシール等には出力可能）。但しシステム設定により許可したユーザーのみ全情報が表示できます。 |
| セキュリティ | 一度にリスト表示されるデータ件数の上限をユーザーにより制限することができます。 |
会費の請求・入金
| 請求書の印刷 | 対象者全員に一括での会費の払込票(郵便局・CVS用またはゆうちょ銀行MTサービス用)の印刷が行えます。また個別の印刷も可能です。請求金額は自動的に計算されますが、手動でその都度指定することもできます。請求金額の算定ルールは、会費マスターの設定により各種の方式が可能です。 |
|---|---|
| コンビニ収納への対応 | コンビニ収納を別途ご契約いただいた場合、収納用のGS1-128（旧：UCC / EAN-128）バーコードが印字されます。コンビニ収納の収納データは、専用サイトからの手動ダウンロードまたは電話回線経由の自動取得のいづれかが選択できます(導入時)。コンビニ収納データを本システムに登録することにより入金消し込み処理が自動的に行われます。 |
| オンラインバンキングへの対応 | 自動引落を行うためのデータ(全銀協フォーマット)が出力可能です。引落結果データ（全銀協フォーマット）のデータ読込機能があります。 |
| データファイル出力 | 請求書の印刷を外部に委託するためにデータファイルを出力することができます。 |
| 個別入金処理 | 個別の郵便局納付書の入力も簡単に行えます。 |
| 前受金・未納額の管理 | 前受金や未納額の管理も行えます。 |
| 会計システム連携 | PCA公益法人会計システム向けのデータ出力機能(CSV形式)があります。 |
マスター管理
システム設定
| 会費マスター | 会費の種別（金額、支払パターン等）を追加・変更できます。 |
|---|---|
| 学部・学科マスター | 学校・学部・学科の構成を追加・変更できます。また学科名称を履歴で保持できるため、常に卒業時点の学部・学科名が出力できます。 |
| 支部・役員マスター | 同窓会支部・同窓会役員の定義を追加・変更できます。 |
| 企業マスター・業種マスター | 卒業生の就職先企業をマスター化できます。また企業の業種分類も独自に設定できます。 |
| 郵便番号マスター | 郵便番号データを簡単に最新のものに更新することができます。 |
| 様々なマスター | 出身校、進学先、研究室、資格、銀行口座をマスター管理できます。 |
| 柔軟なシステム設定 | 各同窓会の業務に合わせて各種の細かい設定変更が可能です。 |
|---|---|
| ユーザー・グループ管理 | 操作権限を定義したグループへの所属がユーザーごとに定義できます。グループごとに検索可能なデータを制限することができます。 |
| 操作ログの検索 | 操作ログの検索が行えます。データ参照・更新などすべての操作は時刻、ユーザー名、端末名とともにログに記録されます。 |
| データ項目名の変更 | 画面表示・出力されるデータ項目の名称を業務に合わせて自由に変更することができます。また不要な項目を削除することもできます。 |
Webオプション
Webオプションでは、一般ユーザー（各会員を想定）については自分自身の登録情報の確認と修正、 管理ユーザー（基本システムのユーザーのうちグループの権限でWebアクセスを許可されたもの）では任意の会員データを検索して登録情報の確認と修正が行えます。データ修正時の動作については、以下の選択肢が可能です（導入時設定）。
- データ修正依頼のメールを事務局に発信するのみとし、実際の更新は事務局にて実施
- 実際にデータベースの更新まで実行し、確認のメールを事務局宛に発信。
ログイン
個人情報の表示・修正
- 一般ユーザーについては、あらかじめ配布したユーザーIDとパスワードによりシステムにログインします。
パスワードを忘れた際の再発行機能があります。 - 管理ユーザーについては、通常のパスワード（基本システムと共通）に加えてワンタイムパスワードにより万一の不正なログインを防止することができます。
- 管理ユーザーの権限については、基本システムにおけるユーザー／グループの設定に従います
- 管理ユーザーについては、表示・修正対象の会員を条件を指定して検索し、結果のリストから選択することができます。
- 一般ユーザーについては、自分自身の情報のみが表示されます。
- 現住所、勤務先、その他の情報、アクセスパスワードについて、修正を行うことができます。 但し管理ユーザーについては設定されている権限に応じた操作のみが可能です
- 表示／更新対象のデータ項目については、基本システムにおけるデータ項目の設定に従います
サポート・ご利用料金
サポート&サービス
| 基本サポート | 操作やシステム動作に関するお問合せ（メール）。バージョンアップ | |
|---|---|---|
| サポートオプション | システム導入支援 | システムの導入と各種マスターデータの初期設定を実施します。 |
| データ移行サービス | 現在お使いのシステムから当システムへのデータ移行を行います。 | |
| コンビニ収納代行 | 会費の支払をコンビニエンスストアで行えるようにします。収納代行会社が提供するコンビニ収納代行システムを使用します。 | |
| 住所データクリーニング | 市町村合併・住居表示変更などによる住所の変更について個人データの変換を行います。 | |
| 導入教育 | システム全般の使い方について、オンサイトで講習を行います。 | |
| 各種運用支援 | 業務に併せたシステム運用上の作業をご支援します。 | |
| システムカスタマイズ | 本システムへの追加機能の組み込みなどを実施することができます。 | |
コンビニ収納の流れ
ご利用料金
大学同窓会向け
| １～５年目 | ６年目以降 | |
| 月額料金 | ¥40,000円 | ¥20,000円 |
| 内訳（ライセンス使用料） | ¥20,000円 | — |
| 内訳（基本サポート料） | ¥20,000円 | ¥20,000円 |
一括お支払の場合
| 初期費用（ライセンス） | 基本サポート料 | |
| お支払額 | ¥960,000円 | ¥20,000円/月 |
中高同窓会向け
| １～５年目 | ６年目以降 | |
| 月額料金 | ¥30,000円 | ¥20,000円 |
| 内訳（ライセンス使用料） | ¥10,000円 | — |
| 内訳（基本サポート料） | ¥20,000円 | ¥20,000円 |
一括お支払の場合
| 初期費用（ライセンス） | 基本サポート料 | |
| お支払額 | ¥480,000円 | ¥20,000円/月 |
備考
- 2023年5月からの価格です。
- 金額はいずれも消費税を除きます。
- サーバーを稼動させるコンピュータ１台(CPU)につき１ライセンスが必要です。
- クライアント数には制限はありません。
- その他各サービスの価格につきましてはお問合せ下さい。無料にてお見積いたします。