基本システム機能
個人情報の表示・修正
| 多種多様な データ項目を内臓 |
氏名、卒業情報（複数可）、住所（複数可・履歴も保存）、勤務先（複数可・履歴も保存）、会費情報、会員属性（項目追加可）、役員（履歴も保存）、支部（履歴も保存）、家族情報、イベント履歴、その他多くのデータが入力できます。データ項目詳細については こちら を参照下さい。 |
|---|---|
| すべての修正履歴を保存 | 修正履歴を表示することができます。データを修正した際にはすべてが履歴に保存されます。データの上書き更新により過去の情報が消失することはありません。 |
| 情報の「非公開」 にも対応 |
住所や勤務先の情報を「非公開」とする設定を個人別・項目別に指定できます。 |
| 「送付先」の管理機能 | 複数の住所もしくは勤務先のうちどこに送付するかの指定を3種類まで行えます。「送付しない」設定も可能です。 |
| ふりがな自動入力 | 氏名の「ふりがな」は自動入力できます。 |
| 郵便番号検索機能 | 郵便番号から住所を検索して入力、または住所から郵便番号を検索する機能があります。 |
| 関連会員のリンク機能 | 親子・夫婦など同居の会員について連名での送付を行うための会員相互のリンク付けを行うことができます。 |
| 在学生や教職員の データも管理 |
会員区分を定義することにより在学生や教職員の情報も同じデータベースで管理できます。 |
| 会員属性の追加 | 会員属性項目を後から任意に追加して定義することができます。不要となった属性項目を削除することもできます。 |
| マルチメディア対応 | 単純な文字・数値データだけでなく、写真、ドキュメント、ビデオ映像などの多様なデータを個人情報に紐付けて格納できます。 |
| データ項目の カスタマイズ |
多数の項目のうち不要なものについてはシステム設定により表示しないようにすることができます。 |
| 印刷機能 | 必要な情報のみを選択して印刷することができます。 |
個人情報の追加登録
| 一括登録・更新機能 | 毎年発生する新たな会員のデータをCSVファイル等から一括して登録できます。また既存データを上書きで一括更新することもできます。 もちろん1件づつの登録も可能です。 |
|---|---|
| 柔軟な読み込み形式 | 一括登録では、読み込むデータの項目並びを自由に設定して読み込むことができます。 |
| 名寄せ機能 | 読み込むデータに会員ID情報が欠落していても、名寄せや学籍番号などでマッチングを行うことができます。 |
| 読み込み形式の保存機能 | 登録時の設定の保存・呼び出し機能により、定期的に行う登録作業を省力化できます。 |
| 会員IDの発番ルール | 会員IDの新規発番のルールをシステム導入時に組み込むことができます。 |
検索 / DM / 分析
| 柔軟な検索機能 |
|
|---|---|
| 検索条件の保存機能 | 検索条件・出力項目・集計項目などの条件を名前を付けて保存し、呼び出して簡単に再利用できます。 |
| 多様な出力 |
|
| ラベル等への住所印字 | タックシール・名札・はがき・封筒への住所氏名等の直接印刷が可能です。 郵便カスタマバーコードも印刷可能です。 |
| メール送信機能 | メールアドレスが登録されている会員に対する一括メール送信が可能です。 文面に氏名・会員ID情報を埋め込むことができます。 |
| 送付履歴の管理 | 送付物の履歴を記録することができます。 |
| 「非公開」情報への対応 | 「非公開」と設定されている情報はリスト・名簿に出力されません（タックシール等には出力可能）。但しシステム設定により許可したユーザーのみ全情報が表示できます。 |
| セキュリティ | 一度にリスト表示されるデータ件数の上限をユーザーにより制限することができます。 |
会費の請求・入金
| 請求書の印刷 |
|
|---|---|
| コンビニ収納への対応 |
|
| オンラインバンキングへの対応 |
|
| データファイル出力 | 請求書の印刷を外部に委託するためにデータファイルを出力することができます。 |
| 個別入金処理 | 個別の郵便局納付書の入力も簡単に行えます。 |
| 前受金・未納額の管理 | 前受金や未納額の管理も行えます。 |
| 会計システム連携 | PCA公益法人会計システム向けのデータ出力機能(CSV形式)があります。 |
マスター管理
| 会費マスター | 会費の種別（金額、支払パターン等）を追加・変更できます。 |
|---|---|
| 学部・学科マスター | 学校・学部・学科の構成を追加・変更できます。また学科名称を履歴で保持できるため、常に卒業時点の学部・学科名が出力できます。 |
| 支部・役員マスター | 同窓会支部・同窓会役員の定義を追加・変更できます。 |
| 企業マスター・業種マスター | 卒業生の就職先企業をマスター化できます。また企業の業種分類も独自に設定できます。 |
| 郵便番号マスター | 郵便番号データを簡単に最新のものに更新することができます。 |
| 様々なマスター | 出身校、進学先、研究室、資格、銀行口座をマスター管理できます。 |
システム設定
| 柔軟なシステム設定 | 各同窓会の業務に合わせて各種の細かい設定変更が可能です。 |
|---|---|
| ユーザー・グループ管理 |
|
| 操作ログの検索 | 操作ログの検索が行えます。データ参照・更新などすべての操作は時刻、ユーザー名、端末名とともにログに記録されます。 |
| データ項目名の変更 | 画面表示・出力されるデータ項目の名称を業務に合わせて自由に変更することができます。また不要な項目を削除することもできます。 |
Webオプション
Webオプションでは、一般ユーザー（各会員を想定）については自分自身の登録情報の確認と修正、 管理ユーザー（基本システムのユーザーのうちグループの権限でWebアクセスを許可されたもの）では任意の会員データを検索して登録情報の確認と修正が行えます。データ修正時の動作については、以下の選択肢が可能です（導入時設定）。
- データ修正依頼のメールを事務局に発信するのみとし、実際の更新は事務局にて実施
- 実際にデータベースの更新まで実行し、確認のメールを事務局宛に発信。
- ログイン
-
- 一般ユーザーについては、あらかじめ配布したユーザーIDとパスワードによりシステムにログインします。
パスワードを忘れた際の再発行機能があります。 - 管理ユーザーについては、通常のパスワード（基本システムと共通）に加えてワンタイムパスワードにより万一の不正なログインを防止することができます。
- 管理ユーザーの権限については、基本システムにおけるユーザー／グループの設定に従います
- 一般ユーザーについては、あらかじめ配布したユーザーIDとパスワードによりシステムにログインします。
- 個人情報の表示・修正
-
- 管理ユーザーについては、表示・修正対象の会員を条件を指定して検索し、結果のリストから選択することができます。
- 一般ユーザーについては、自分自身の情報のみが表示されます。
- 現住所、勤務先、その他の情報、アクセスパスワードについて、修正を行うことができます。 但し管理ユーザーについては設定されている権限に応じた操作のみが可能です
- 表示／更新対象のデータ項目については、基本システムにおけるデータ項目の設定に従います
- Webからのお問い合わせ
- 製品に関するご質問やご意見など
お気軽にご相談ください。